A propos de nous

Le Centre François Baclesse asbl, est un établissement hospitalier spécialisé en oncologie-radiothérapique, qui assure aux patients une prise en charge des soins dans le domaine du traitement du cancer, en coordination avec les autres établissements hospitaliers luxembourgeois. 

Votre profil

• Formation en secrétariat, assistanat de direction ou gestion administrative
• Expérience confirmée dans le domaine du secrétariat médical appréciée
• Expérience en coordination ou management d’équipe exigée
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels médicaux
• Excellentes capacités organisationnelles et relationnelles
• Rigueur, discrétion et sens des responsabilités
• Capacité à gérer les priorités et les situations d’urgence

En tant que Secrétaire de direction, vous évoluez au sein de la Direction (Direction Générale, Médicale et Administrative et Financière) :

• Vous êtes l’interface entre la Direction, les équipes opérationnelles et les instances,
• Vous occupez un rôle central de coordination, d’organisation et de pilotage administratif.
• Vous contribuez activement au bon fonctionnement de l’établissement et à l’amélioration continue des organisations.

En parallèle, vous assurez la coordination et le management fonctionnel de l’équipe d’accueil, d’admission et des secrétaires médicales.

Tâches liées au secrétariat de direction

• Organiser les réunions, (ordres du jour, comptes rendus et diffusion des documents)
• Assurer la liaison entre la direction, les services internes et les partenaires externes
• Gérer les emails/courriers de la Direction
• Organiser et coordonner les agendas de la Direction
• Organiser les séances plénières / communications internes de la Direction
• Assurer l’interface et la coordination avec les équipes internes
• Assurer le secrétariat du Conseil d’Administration et de l’Assemblée Générale
• Assister les directeurs dans la planification et l’organisation des déplacements et missions externes

Tâches liées à la coordination de l’équipe

• Assurer le management fonctionnel de l’équipe
• Superviser les plannings et assurer la continuité du service avec la coordinatrice adjointe
• Veiller au respect de la qualité d’accueil des patients et des procédures
• Participer à la mise en place et à l’amélioration des processus internes
• Assurer la coordination transversale avec les équipes internes
• Participer aux recrutements de l’équipe
• Elaborer le plan de formation de l’équipe
• Faire le tutorat des apprentis 
• Participer à des groupes de travail

Nous vous offrons

• Une rémunération attractive et des avantages en lien avec la Convention Collective de Travail des Salariés occupés dans les Etablissements Hospitaliers Luxembourgeois
• 36 jours de congés légaux
• Un cadre de travail agréable
• Des horaires de travail mobiles
• Une cantine avec un tarif préférentiel

Si le poste vous intéresse, nous vous invitons à adresser votre candidature accompagnée de :

• Votre CV
• Une lettre de motivation
• Une copie de vos diplômes

Par email :

Un casier judiciaire sera demandé aux candidats qui seront reçus en entretien.